会议开始团委学生副书记余洋，对团委进行介绍，以“三个清楚”为核心开场——清楚团委定位、清楚工作职责、清楚操作工具，让在场团支书迅速把握本次例会重点，为高效参与奠定基础。同时，简要说明例会纪律与沟通机制，确保后续工作衔接顺畅。

接下来张明阳对智慧团建的操作进行了介绍。作为团务工作的核心工具，“智慧团建”操作培训环节干货满满。现场通过屏幕演示，一步一讲解，确保每位团支书听得懂、用得会。其中包括，关系转接，活动记载，以及录入新团员。接下来与各班团支书分析了转入转出过程中常见的问题，如手续繁琐和信息不透明等。针对这些问题，会议制定了一系列的简化流程措施，包括建立在线申请系统、提供清晰的指引和设立咨询窗口。

会议最后，众人聚焦团关系转接与电子档案提交展开深入讨论。明确了团关系转接中“信息核验—流程办理—结果反馈”三个关键步骤的责任人与时间节点，避免出现衔接断层；补交电子档案提交的格式，要求档案需包含个人基本信息、团员身份证明等核心材料，确保提交内容完整规范。此外，相关负责人实时跟踪进度，及时解决办理过程中出现的问题，保障每一位团员的相关事务都能高效办结。

此次例会既是“入门课”，也是“动员会”。相信在全体团干部的并肩努力下，智能制造与控制技术学院的团组织定会不断壮大，一步一个脚印向着更美好的未来迈进，和青年学子们一起，在新学期书写更多精彩！